Bilo da ste mali, ili veći poduzetnik u Hrvatskoj, već vam je poznato da je stalna veza sa knjigovodstvom ‘must’. A ni posjećivanje javnih službi nije tako rijetko kao što se pokušava nametnuti kroz reforme javne uprave.
Razni računi, ugovori, obrasci pa i vizitke, dokumenti su koji često prijedu ruke jednog freelancera ili poduzetnika. Neki od tih dokumenata čak i više puta. Hrvatski zakoni, uz sve veći nadzor i kontrole, zahtjevaju od nas da budemo vrlo temeljiti oko vođenja poslovne papirologije.
U tu svrhu, da pojednostavimo procese i povećamo učinkovitost, za vas smo testirali tri najpopularnije aplikacije za skeniranje dokumenata. Ako vas s druge strane zanima sveobuhvatniji tekst o aplikacijama za skeniranje, pročitajte naš članak iz travnja 2023.
1. AdobeScan,
2. Microsoft Office Lens, te
3. Scanbot
Aplikacije za skeniranje općenito
Razvoj tehnologije omogućio nam je da skupi uređaj, koji je fiksan i fizički zauzima mjesto u prostoru, zamijenimo aplikacijom koja nam je dostupna u svakom trenutku.
Kamere smartphone-a, svakom novom serijom uređaja, postaju sve kvalitetnije. Nekada je profesionalne fotografije bilo moguće napraviti isključivo fotoaparatom. Danas je vrlo teško reći je li određena fotografija napravljena fotoaparatom ili mobilnim telefonom. Barem kada ih promatra ‘obično’ oko.
Stoga, mobilne aplikacije koje omogućuju skeniranje dokumenata, sjajno nadopunjuju i olakšavaju život današnjih poduzetnika. Primjerice, kada ste na ručku sa poslovnim partnerom i želite skenirati račun. Možda ste na poslovnom putu i potrebno je klijentu poslati ugovor. Pa i poslovni sastanak na terenu ponekad može zahtjevati sken uplatnice, potvrde ili, sve češće, vizitke.
Ako ste pomislili skeniranje izbjeći tako što ćete napraviti sliku, postoji niz stvari oko kojih treba voditi računa. Uhvati točan kut, imaš li dobro svjetlo, trese li se ruka, vide li se slova precizno, jel’ uhvatilo rub stola i tako iznova pa iznova. Poslovni život i tako ima puno komplikacija. Smanjite sebi bar jednu – uz aplikaciju za skeniranje.
Naravno da postoje zanimanja i poslovi koji zbog svog opsega ili specifičnosti zahtjevaju posjedovanje i korištenje klasičnog uređaja za skeniranje. No, za većinu općenitih dokumenata koje imamo potrebnu skenirati povremeno, aplikacija će poslužiti sasvim dobro.
Pri ovom testiranju uzeli smo u obzir:
- jednostavnost korištenja,
- automatsko prepoznavanje dokumenta kojeg želimo skenirati,
- rezoluciju skeniranog dokumenta,
- prepoznavanje teksta (OCR),
- mogućnost dijeljenja skeniranog dokumenta (email, Dropbox, Google Drive),
- dostupnost za iOS i Android korisnike, te
- free/naplatne verzije aplikacije.
Adobe Scan aplikacija za skeniranje
Besplatna aplikacija za skeniranje svih vrsta dokumenata. Dostupna je za preuzimanje putem Google Play-a i Apple App store-a. Za iOS korisnike, za instalaciju aplikacije, potrebna je verzija sustava 12.0, na dalje.
Preuzmi Adobe Scan sa Google Play
Preuzmi Adobe Scan sa Apple App Store
Najpopularnija značajka ove aplikacije jest mogućnost upisivanja podataka u skenirani dokument, izravno sa mobitela. Ako ste od onih koji imaju potrebu skenirati obrasce, ugovore i druge dokumente koji zahtjevaju upisivanje podataka, tada je ovo jedna od najboljih aplikacija za vaše potrebe. Svi skenirani dokumenti pretvaraju se u PDF, a možete ih pretraživati prema nazivu ili datumu.
Sve što skenirate, automatski se pohranjuje na cloud (Adobe Document Cloud). Na taj način, dokumentima po potrebi možete pristupiti kasnije putem bilo kojeg uređaja koji ima pristup internetu.
Od drugih značajki ove aplikacije za skeniranje, važno je spomenuti da možete skenirati jedan pojedinačni dokument ili njih nekoliko, za redom. U opciji uređivanja skeniranog dokumenta, dostupna su 4 filtera, zakretanje dokumenta, te promjena redoslijeda stranica pri višestaničnom skeniranju.
Još jedna od prednosti jest dodavanje potpisa u skenirani dokument. Aplikacija dozvoljava potpis pomicanjem prsta ili spremanje vlastoručnog potpisa kao sliku koju možete dodati u dokument, prema potrebi. Opcija od bitnog značaja, koja štedi vrijeme koje biste inače utrošili na ispis dokumenata, popunjavanje podataka te ponovno skeniranje i slanje.
Od nedostataka koji se vežu uz ovu aplikaciju za skeniranje jest – PDF kao jedini format u koji se sprema dokument. Scan rezultat nije moguće spremiti, a ni dijeliti u jpeg ili tekstualnom formatu.
Također, bilo bi zgodno sa je korisniku ostavljeno na izbor u koji cloud će pospremiti dokument.
Aplikacije za skeniranje – Microsoft Office Lens
Za sve vas koji ste navikli na izgled Microsoft Office paketa, ova aplikacija sjajno pokriva vaše navike korištenja. Prepoznatljivo korisničko sučelje, ljubiteljima MS Office paketa donosi vrhunsko prepoznavanje teksta (OCR) na dokumentu kojeg želite skenirati.
Preuzmi Microsoft Office Lens sa Google Play
Preuzmi Microsoft Office Lens sa Apple App Store
Prednost ove aplikacije sasvim sigurno je skeniranje vizitke te automatsko spremanje kontakt podataka u OneNote. Bila sam svjedokom nekoliko poslovnih situacija u kojima ljudi jednostavno nemaju vizitke, pa se direktno povezuju putem LinkedIn-a. Ili, ako imaju vizitke, onda ih slikaju i na taj način zadrže sve kontakte podatke osobe sa kojom vode (potencijalno) poslovni razgovor. Tradicionalna papirnata vizitka kao da je otišla u zaborav.
No, ako još uvijek dolazite u doticaj sa ljudima koji koriste vizitke, ova aplikacija za skeniranje mogla bi vam pomoći da spremite njihove kontakte i pritom ne gomilate te kartice u ladice ili mjesta gdje ih više nikada neće pogledati.
Skenirani dokumenti pretvaraju se u PDF format. A aplikacija generira pouzdano izvrsne OCR rezultate i može ih izvoziti kao potpuno oblikovane Word ili RTF datoteke. OCR opcija prepoznaje riječi na slici i pretvara ih u tekst koji se zatim može uređivati.
Nedostaci ove aplikacije – nije omogućeno precizno obrezivanje dokumenta, povjerljivi podaci u aplikaciji ne mogu se zaštiti lozinkom i generalno je strogo fokusirana na korisnike MS Office paketa.
Aplikacija je također dostupna na Google Play-u te Apple App Store-u (zahtjeva verziju sustava iOS 12.0 na dalje).
Aplikacije za skeniranje – Scanbot
Preuzmi Scanbot sa Google Play
Preuzmi Scanbot sa Apple App Store
Jedna od najvažnijih prednosti ove aplikacije za skeniranje, jest to što možete podesiti da se svi skenirani dokumenti automatski pohrane u neku od cloud opcija – poput Dropbox, Google Drive i OneDrive.
Scanbot omogućuje dijeljenje skeniranih dokumenata putem e-pošte.
OCR se odvija automatski pri svakom skeniranju i dostupan je za 60 jezika, te ga možete dijeliti kao tekstualnu datoteku.
Prilikom uređivanja skeniranog dokumenta, kutovi obrezivanja su uvećani. Na taj način omogućeno je preciznije oblikovanje dokumenta.
Onima koji brinu o sigurnosti, posebno će se svidjeti mogućnost šifriranja PDF-a scan dokumenata.
Nedostaci se pokazuju u tome što ne postoje opcije (“mode”) skeniranja različitih vrsta sadržaja poput ID-a, Whiteboarda, Vizitke i slično.
I stigli smo do kraja. Ako ste razmišljali koja od aplikacija za skeniranje bi bila pravi izbor za vas, nadam se da smo vam ovim člankom uspjeli pomoći u odabiru.
Sve informacije vezane uz tehnologiju, koje možete praktično primijeniti u svom životu, pronađite u našoj rubrici Savjeti. Do čitanja 🙂 .